Tipy jak pracovat s To-do listy

V předešlém článku jsme si řekli, proč vlastně používat něco jako To-do list. Dnes si pojďme říct, jak s takovým seznamem úkolů pracovat a čeho se vyvarovat.

1. Jednodušší nástroj je lepší

Na Internetu najdete stovky To-do aplikací. Kterou si vybrat? Pro začátek žádnou. Stačí vám list A4 nebo jeden textový soubor na ploše nebo jedna poznámka v Evernotu. Než ztrácet hodiny výběrem vhodného nástroje, je lepší začít s tím co je po ruce. Důležité je, aby se vám nástroj dobře používal a měli jste ho pohodlně dostupný při dalším rozhodování. Dále je nutné mít možnost značit hotové úkoly a připisovat ty nové. Víc to pro začátek umět nemusí. Potřebujete si poznačit nějaké datum? K tomu slouží kalendář. Chcete si poznamenat myšlenku nebo dobrý nápad? To ale přece zatím není úkol, takže to do To-do listu nepatří.

2. To-do list jako tahák

Ne vše v našem životě máme pod kontrolou. Sepsat si svoje úkoly nám ukazuje směr a čemu se budeme v nejbližší době věnovat. Nicméně svět je natolik proměnlivé místo, že je nesmysl se svého To-do listu vždy skálopevně držet. To je základní pravda. Nicméně díky To-do listu se můžeme vědomě rozhodnout, jestli nově objevený úkol nebo požadavek je důležitější než to co máme naplánováno udělat.

3. Priorita pořadím

Jaké je nejlepší označování priorit? ABC? Vysoká, střední, nízká? Osobně si myslím, že tím nejintuitivnějším způsobem značení priority je seřazení úkolů od nejdůležitějšího po nejméně důležitý. A v tomto pořadí je začít realizovat. Nemusíte ztrácet čas se značením priorit a následným sortováním, vyhledáváním apod. Prostě to důležité podle aktuálních priorit máte mezi prvními úkoly, tak od nich můžete začít.

4. Začněte od toho nejdůležitějšího

V čem jsou výhody To-do listu jsme si řekli už minule. Slouží nám především jako pomoc s poznamenáním úkolů, ujasněním si jejich důležitosti a vybráním toho nejdůležitějšího pro aktuální chvíli. Tak začněte rovnou od toho nejdůležitějšího! Osobně si myslím, že jde o to základní pravidlo time managementu. To však neznamená, že je to snadné. O tom však někdy jindy.

5. Aktualizace, promazávání, iterace a zpětná vazba

Představa že si sestavíte To-do list a podle něj pojedete celý týden je opravdu mimo. Okolní podmínky se mění a objevují se nové úkoly možná s větší důležitostí. V různých fázích dne máte k dispozici jiné množství času i energie. Proč tam pořád máte úkoly 2 měsíce staré? Patrně je pořád odkládáte nebo už nejsou tak důležité jako v době zapsání.

Statický To-do list zastarává a nereflektuje vaše aktuální priority a patrně vás bude spíše frustrovat. Musíte jej pravidelně aktualizovat, promazávat. Na to jsou nejlepší 2 různé iterace nebo cykly, které jsou pro nás lidi zcela přirozené – den a týden. Každý den ráno (nebo večer) je dobré projít si seznam nehotových i hotových úkolů. Seřadit si je podle priority pro další den. Udělat si zpětnou vazbu nad hotovými úkoly – co se povedlo, co se nepovedlo, proč zas tady ten hnusný úkol není hotový atd..

Jednou za týden je pak dobré si To-do list úplně napsat znovu. Donutí vás to zastavit se u každé položky, zamyslet se nad ní a velice často dojde ke smazání nebo přeformulování úlohy.

6. Více seznamů, ale s jasnými pravidly

Osobně si myslím, že začít s jedním seznamem je dobrý nápad. Nicméně pokud se věnujete opravdu hodně věcem, časem vám jeden seznam přestane stačit. To je pravá chvíle na to, začít používat více seznamů. Začínejte přidávat další seznamy postupně. Můžete třeba mít aktuální seznam a backlog – seznam úkolů, ze kterého si budete sestavovat aktuální seznam v dalších iteracích. V GTD se zase například používá seznam pro každý projekt. Dalším užitečným seznamem z GTD je „čekám na“ pro delegované úkoly. Můžete mít také „nad seznam“ aktivních projektů pro rychlý přehled na vyšší úrovni. Přečtěte si více o GTD nebo ZTD tady na blogu.

7. Odhad času na úkol

Výbornou pomůckou pro zlepšování časového odhadu pro jednotlivé úkoly je poznamenat si k úkolu kolik času vám patrně zabere. Po dokončení úkolu si můžete ověřit přesnost vašeho odhadu. Nelekejte se, že ze začátku budete úplně mimo a jako většina lidí spíš tím optimističtějším směrem.

Máte své vlastní tipy k používání To-do listu? Předem díky za vaše postřehy i otázky v komentářích.