Proč vlastně používat něco jako To-do list?

To-Do list, seznam úkolů, seznam kroků… je překvapivě silný nástroj a v tomto článku si připomeneme proč.

V určité podobě používá každý z nás To-Do list, pokud ne přímo na papíře nebo v digitální podobě, minimálně ve své hlavě: „nejdřív udělám tento úkol, pak vyřeším tuto záležitost…“. Specifickým příkladem je třeba i nákupní seznam. Můžeme vytvářet seznam úkolů pro sebe nebo pro skupinu lidí. Takové GTD má hned několik seznamů. To-Do je velice intuitivní forma vyjádření našich myšlenek, plánů a dalších kroků.

Proč To-Do list používat? Jaké má výhody? Můžeme si to rozebrat:

1. Nezapomenete

Možná existují výjimky, ale třeba já při práci na jednom úkolu, velice rychle zapomenu na ty další. Pokud bych si je nenapsal, velice pravděpodobně bych na ně zapomněl. Není nic snazšího, než si úkol vhodně poznamenat. Pokud něco domlouvám a vidím, že druhá strana si nedělá poznámky, nepíše si úkoly, většinou to dopadne tak, že se musím připomínat, opakovat… Jednoduchý akt poznamenání si a sepsání je na práci a spolehlivosti opravdu rozdíl, vážně. Zkuste to.

2. Dostanete problémy z hlavy

Dalším přínosem vytvoření To-Do listu je fakt, že dostanete problémy z hlavy. Je to obrana před stresem a pocitem přehlcení. Vidíte je před sebou, takže na ně nemusíte myslet. To přispívá k lepšímu soustředění na aktuální činnost a odbourává strach, že zapomenete. Jednoduše si uděláte úklid v hlavě a z čisté klidné mysli vznikají lepší myšlenky a nápady.

3. Usnadníte si rozhodování i odmítání

Když tak vidíte ty úkoly pěkně sepsané před sebou, získáváte nad nimi lepší perspektivu. Mnohem snáze se můžete vědomě rozhodnout, jaký úkol bude ten další a ty méně důležité můžete odložit nebo je vůbec nedělat. Také pokud přijde nový požadavek, mnohem snáze můžete odmítnout, protože víte, že máte důležitější úkoly. Dokonce je můžete rovnou vyjmenovat.

4. Obrana před roztěkaností a reaktivním jednáním

Dobře sepsaný To-Do list nám ukazuje cestu. Je to takový malý tahák, který nám může pomoct s roztěkaností a reaktivním jednáním. Velice často lidé ihned reagují na žádost někoho dalšího. Přitom jejich vlastní a často více důležitá práce stojí. Samozřejmě asi těžko si můžete dovolit neuposlechnout nadřízeného. Nicméně pokud mu sdělíte vaše aktuální úkoly, můžete společně rozhodnut co je důležitější. Většinou to vede i k získání odpovědi proč – proč je právě toto důležité.

5. Představa o postupu a zpětná vazba

Postupné plnění úkolů a jejich odškrtávání přispěje k vaší motivaci. Máte okamžitou zpětnou vazbu, jak postupujete a co vás ještě čeká. Zpětně vidíte, jak jste využili svůj čas.

V dalším článku se vrátíme k tomu jak s To-Do listem správně pracovat a čeho se vyvarovat. Také si někdy příště si povíme o dalším nástroji, který by neměl chybět ve vaší virtuální výbavě – myšlenková mapa.

Jak To-Do listy používáte vy a jak vám pomáhají? V čem vám naopak nevyhovují?